Come organizzare al meglio la tua azienda

LE LEVE ORGANIZZATIVE IN UN’AZIENDA

All’interno di ogni azienda vi sono alcune importanti, fondamentali “leve organizzative” da individuare e su cui puntare per riuscire ad organizzarla al meglio.

Ne analizzeremo ora alcune, approfondendone il significato ed i risvolti operativi, tenendo presente e approfondendo l’analisi clima aziendale.

L’ORGANIGRAMMA

Potrebbe sembrare banale, ma la strutturazione di un chiaro e trasparente organigramma è il punto di partenza fondamentale per ottenere limpidezza di ruoli e di mansioni da svolgere e per poter organizzare al meglio un’azienda.

Un organigramma è chiaro quando:

• riesce a trasmettere in modo univoco la differenza fra Direzioni, Funzioni ed Uffici;
• riporta il nome del Responsabile della Direzione, Funzione o Ufficio al suo interno;
• usa diversi colori per individuare a che piano si trovano collocati i diversi Uffici indicati (se l’azienda è organizzata su più piani fisici).

LE JOB DESCRIPTION

Cosa sono le Job Description?
Sono le descrizioni dei “profili professionali”, ovvero il nome di un Ruolo professionale, le attività ad esso connesse e le risorse necesarie per svolgerlo al meglio.

Una Job Description d’eccellenza deve contenere al suo interno:

• nome del Ruolo professionale (es: Responsabile Ufficio IT);
• mansioni ad esso correlate (es: supervisionare tutti i processi relativi alla gestione della rete informatica aziendale; garantire un costante aggiornamento dei sistemi antivirus, antimalware ed anti spyware; coordinare un team di programmatori, sviluppatori, analisti e sistemisti);
• risorse da utilizzare (es: n. 100 computer, procedura xyz, software zkj,ecc.).

LA GESTIONE DEL TEMPO

La gestione del tempo è una soft skill fondamentale per i Manager di un’azienda, in quanto consente il rispetto delle scadenze delle attività programmate, garantendo efficacia e precisione per organizzare al meglio un’azienda.

Nella gestione del tempo è importante includere:

• la definizione di “priorità”;
• la decisione del “timing”.

Le attività possono infatti essere di tre tipi: urgenti, prioritarie, procastinabili.
Il “timing” (getione del tempo in ambito organizzativo) consiste nell’assegnare a ciascuna attività il suo carattere d’urgenza, priotirà o procastinabilità, in modo da svolgere per prime quelle effettivamente urgenti e per ultime quelle procastinabili.

BUSINESS CONTINUITY PLAN

Di cosa si tratta?
Si tratta del piano di “continuità operativa”, che permette al’azienda, in situazioni o condizioni critiche o di particolare emergenza (es: improvviso black out, crollo di una parte di un edificio, assenza per malattia di molti dipendenti, ecc.), di poter continuare ugualmente le attività più importanti considerate fondamentali per il suo business.

Un Business Continuity Plan ottimale deve prevedere al suo interno:

• l’individuazione di “ruoli chiave” per l’organizzazione aziendale;
• l’individuazione di “ruoli di back up” nel caso manchino, per qualunque motivo, i dipendenti individuati come “ruoli chiave”;
• le modalità, stabilite ed illustrate in un’apposita circolare, da seguire e mettere in atto per garantire la continuità operativa delle mansioni ritenute “core business” in situazioni di criticità.

LA MOTIVAZIONE

Non dimentichiamo mai che in un’azienda è fondamentale anche la motivazione dei dipendenti affinché svolgano al meglio le mansioni a loro assegnate!

La motivazione può essere legata ad un buon sistema premiante, basato sulla meritocrazia anziché sul “clientelismo” o sulle fisiologiche simpatie/antipatie che in ogni gruppo di lavoro si possono creare, oppure anche su un “buon clima” (elemento che analizzeremo successivamente).

L’ANALISI DEL CLIMA AZIENDALE

Per “clima aziendale” di intende “l’aria che si respira” istintivamente sento l’azienda, ovviamente da parte del personale che ci lavora.

Un pessimo clima aziendale genera turn over (ossia un ricambio di personale rapido o eccessivo), i dipendenti passano velocemente dalla lamentela alle dimissioni volontarie…oppure all’elevato assenteismo per malattia.

Lo stress lavoro correlato, infatti, è oggi un punto critico di qualsiasi organizzazione aziendale e pertanto deve essere riconosciuto e gestito.

Esistono specifiche normative che lo descrivono e che lo regolamentano, in particolare modo il Manuale INAIL che si può facilmente reperire sul sito dell’INAIL stessa.

PRESIDIO DELLA PROPRIETA’

La “delega” di attività da parte di un Manager ad un collaboratore subalterno è sicuramente importante, in quanto una sola persona non può fare tutto, e la “fiducia” nell’attivita di delega assume quindi un ruolo chiave.

Laddove possibile, però, il Titolare (cioè la Proprietà) di un’azienda, deve sempre andare a toccare con mano le situazioni e a verificare di persona il funzionamento o meno degli uffici/reparti.

Spesso, infatti, accade che non tutte le informazioni vengano riportate o siano comunicate nel modo giusto, tralasciando a volte dettagli importanti.

Solo verificando in prima persona si possono percepire o “subodorare” certi dettagli…talune sfumature che riguardino, ad esempio, carenze organizzative, o difficoltà relazionali, o squilibri nei carichi di lavoro.

Sfumature a volte pericolose, che occorre cogliere in tempo, per organizzare al meglio l’azienda.
Una sorta di “Boss in incognito” all’italiana, dunque, per comprendere ed eseguire meglio la propria imprenditorialità!