Il 6 giugno 2014 entra in scena la Fattura Elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni. Sielco è pronta!

 Dal 6 giugno 2014 scatta l’obbligo di fatturazione elettronica tra Pubbliche Amministrazioni e Aziende. Oggi, in Italia, sono circa 3 milioni le fatture che circolano ogni anno, però, solo il 5% è in formato digitale.
La nuova direttiva promette infatti di dare una spinta di dematerializzazione del processo. Dal 6 giugno, ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza, non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea.
Tre mesi dopo, le PA non potranno neanche più procedere ad alcun pagamento per fatture non elettroniche
Il processo, porterà ad un risparmio complessivo di circa 60 milioni di euro coinvolgendo 21.200 enti pubblici, oltre a tutti i soggetti in relazione con essi.
Ne parliamo con Amedeo Franzetti (nella foto qui sotto), amministratore delegato di SI.EL.CO. Srl società operante nel settore informatico da oltre 35 anni.

Dal 6 giugno 2014 scatta l’obbligo di fatturazione elettronica, svolta digitale che trasformerà i pagamenti tra PA e aziende.

Quali sono le Pubbliche Amministrazioni coinvolte e cos’è una fattura elettronica?

Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti Nazionali saranno i primi che obbligatoriamente dovranno ricevere la fattura elettronica a partire dal 6 giugno 2014, sotto questi termini generici in realtà sono compresi diversi soggetti ai quali normalmente emettiamo fattura.
Per capire meglio, a richiederci fattura elettronica potranno essere le scuole, la pubblica sicurezza come ad esempio le caserme che appunto fanno capo ai relativi Ministeri e questi sono solo due esempi, in realtà saranno circa 9000 su 21000 gli Enti al cancello di partenza il 6 giugno 2014. Marzo 2015 sarà poi la seconda tappa che vedrà coinvolti tutti i restanti Enti Locali comprese le Amministrazioni Comunali.
La fattura che i fornitori dovranno inviare alle Pubbliche Amministrazioni sarà esclusivamente in formato elettronico; in pratica si tratta di un file Xml (eXtensible Markup Language) creato secondo un formato specifico richiesto dalle PA e firmato digitalmente. Non sarà ammessa la stampa su carta di tali documenti.
E’ importante sapere che solo le fatture conformi a questo formato potranno essere pagate.
Tutto ciò fa parte del processo di innovazione digitale che coinvolge la PA, con l’obiettivo di avere un controllo dei costi e, aspetto assolutamente positivo, accelerare in modo determinate i tempi biblici di pagamento dei fornitori.
La fattura Xml per le Pubbliche Amministrazioni è prevedibilmente solo la partenza di un graduale passaggio all’adozione della fattura elettronica anche tra le aziende private; non è difficile immaginare nel medio periodo una realtà in cui ci dimenticheremo di stampare le fatture e anche di creare fatture in formato Pdf da mandare tramite e-mail.

È complesso il processo di fatturazione elettronica?

Tutto il processo viene gestito tramite il Sistema di Interscambio (SdI) che è una struttura informatica messa a disposizione delle aziende dall’Agenzia delle Entrate. Il fornitore dovrà passare attraverso il Sistema di Interscambio per consegnare la fattura al suo cliente PA. Sarà tale sistema che farà le opportune verifiche del documento xml, lo smisterà all’ente destinatario e rilascerà la ricevuta di consegna e accettazione.
Il sistema certificherà anche la sicurezza del recapito e la conseguente decorrenza dei termini di pagamento.

Il sistema quali vantaggi porterà alle aziende e quali alle PA?

Il vantaggio principale è che l‘Ente pubblico avrà l’obbligo di assolvere al pagamento nei tempi previsti; altrettanto importante e’ il fatto che il fornitore avrà la certezza che il proprio documento sia stato recapitato all’ufficio di destinazione in tempi e modalità certe.
Molto importante il vantaggio generato dal totale formato elettronico della fattura. Ne consegue che sia le aziende private come fornitori, che le PA dovranno obbligatoriamente attivare un processo di archiviazione e Conservazione Elettronica delle fatture. Gestire un archivio elettronico significa diminuire i tempi di ricerca, eliminare le duplicazioni dei documenti, ridurre i costi di stampa e consumo di carta e degli spazi dedicati all’archiviazione.
Insomma questo percorso di digitalizzazione che la PA ha iniziato, produrrà un effetto benefico anche sulle aziende private. L’obbligo sarà una valida opportunità per innovare ed economizzare la gestione di tutti i documenti, non solo delle fatture.

Le PA sembrano essere più preparate allo switch off, rispetto alle Piccole Medie Imprese, che spesso hanno difficoltà nel gestire le innovazioni. Le aziende come la vostra hanno sviluppato sistemi di supporto per la fatturazione digitale?

Il sito dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) che fornisce un elenco di tutti gli Enti che aderiscono al processo di Fattura Elettronica è la testimonianza che le PA sono pronte ad accogliere questo nuovo documento. Per aiutare le aziende ad affrontare questo cambiamento nella gestione del documento più importante nell’ambito amministrativo, SI.EL.CO. si fa carico di tutte le operazioni che dovrebbe essere effettuate in azienda: generazione del file xml dai gestionali della propria clientela, firma digitale, trasmissione al SdI, archiviazione delle fattura collegata alle ricevute di consegna e accettazione per finire con la conservazione elettronica fiscale.

Perché le PMI faticano ad affrontare i processi di digitalizzazione? Quest’ultima ha costi elevati?

Cambiare le abitudini, soprattutto in ambito lavorativo, non è così facile. La percezione di efficienza data dall’abitudine nello svolgere le azioni quotidiane è il freno principale che impedisce di valutare ed introdurre nuovi sistemi organizzativi. Oggi l’informatica ci dà la possibilità di valutare la gestione dei documenti aziendali in modo più agile, introducendo ad esempio un sistema di archiviazione elettronica graduale.
La gestione delle fatture elettroniche permetterà di capire “sul campo” in che modo migliora il lavoro quotidiano: eliminare la stampa quando non serve, le duplicazioni dei documenti, conservarli elettronicamente sono azioni possibile attivando semplici strumenti ed a costi inferiori a quelli sostenuti per gestire l’archivio cartaceo.

Non crede che il problema sia culturale?

Sì, la resistenza al cambiamento è sicuramente culturale. Come dicevo, cambiare le consuetudini radicate da anni non è semplice e, contrariamente ai mezzi di comunicazione sociali, la gestione dei documenti aziendali è ancora antiquata.
Anche a livello scolastico, negli istituti professionali la gestione elettronica documentale non è una materia affrontata. Indubbiamente l’introduzione della Fattura Elettronica sarà il motivo per iniziare un percorso di alfabetizzazione digitale indispensabile per il mondo del lavoro.

 

Quali strumenti utilizza SI.EL.CO. per diffondere la cultura digitale?

SI.EL.CO. cerca di utilizzare un linguaggio semplice per cercare di diffondere la cultura digitale. Opera nel settore informatico dal 1977 e dal 2001 ha istituito al suo interno un reparto dedicato alla Gestione Elettronica Documentale (GED).  
Il mondo della gestione elettronica documentale è un po’ come il pianeta terra, in costante movimento.
La continua evoluzione dei programmi, la trasformazione delle leggi e l’imminente entrata in vigore della Fattura Elettronica alla PA ,sono motivi sufficienti per avere in testa tante domande e poche risposte.
Proprio per questo SI.EL.CO. offre consulenza e organizza eventi gratuiti formativi con la partecipazione di esperti per affrontare gli argomenti , sia in relazione agli aspetti tecnici, che normativi, cercando di creare una rete comunicativa con le aziende per aiutarle comprendere l’importanza della Gestione Elettronica Documentale e costruire insieme un confronto costruttivo. Archiviazione , conservazione, firma digitale, firma elettronica, marca temporale , fattura elettronica alla PA sono argomenti all’ordine del giorno per il reparto GED SI.EL.CO.
Lo scopo è quello di comunicare in modo chiaro le innovazioni del mondo informatico. Per trattare quest’ultimo importante argomento, abbiamo organizzato un Workshop che sarà un momento di incontro – confronto per conoscere l’aspetto normativo ma soprattutto per fare degli esempi pratici su come gestire la nuova Fatturaizone Elettronica verso la PA.
Chi è interessato potrà venire a trovarci il 30 maggio 2014 presso la nostra sede di Buguggiate (per iscriversi clicca qui).

Il nostro personale mette a disposizione la propria esperienza con competenza ed entusiasmo. E proprio con questo spirito il gruppo GED SI.EL.CO. ha dato vita ad un personaggio, una mascotte, Mr.Paile (dalla fusione delle parole Paper + File).

Mr Paile è un foglio di carta, più precisamente un documento aziendale, con un sogno nel cassetto: diventare un file elettronico. Il Sogno di Mr.Paile è raccontato in una storia a fumetti e, come nelle favole, la storia contiene una morale.
Il nostro documento aziendale avrà la vita che merita? Lo scopriremo leggendo il fumetto.

SI.EL.CO. srl 
www.sielco.it
Via Rossini 11/A 21020 Buguggiate (VA) Tel +39 0332 836211 Fax 8362