Come scegliere un event planner per luxury event

L’event planner è una figura professionale che si occupa a 360° della progettazione e organizzazione di eventi aziendali e privati. Generalmente è una persona molto creativa, attenta, precisa e in grado di gestire i numerosi aspetti da tenere in considerazione per un’accurata pianificazione di un evento. L’organizzazione di una festa può essere molto stressante e si potrebbero presentare imprevisti da un momento all’altro: per questo motivo la presenza di un event planner permette di risolvere ogni tipo di problema che potrebbe nascere prima o durante l’evento.

Vediamo nel dettaglio cosa sono i luxury event e perché è consigliabile affidarsi ad un event planner.

Cosa sono i luxury events

I luxury event sono degli eventi, unici nel loro genere, che richiedono un’organizzazione puntigliosa per fare in modo che i propri invitati vivano un’esperienza indimenticabile. Tra i principali luxury event ci sono:

• eventi aziendali, spesso organizzati dagli event planner per accogliere e riunire i top clients o in concomitanza di particolari momenti tra cui Natale o fine anno;
• feste di compleanno e feste a tema per qualsiasi età;
• baby party e Bar Mitzvah che rispettano la tradizione ma la combinano con elementi moderni.

Associata all’organizzazione di un luxury event c’è molto spesso associata un’attività di comunicazione, marketing e public relations in modo da raggiungere i propri invitati in modo dinamico e coinvolgente. Per questo motivo è necessario stimolare fin da subito curiosità e interesse in modo che gli invitati diano conferma della loro partecipazione.

Come un event planner può fare la differenza

Coordinare l’organizzazione di un luxury event può rivelarsi complesso ma, con l’aiuto di un event planner disponibile all’ascolto e a soddisfare ogni richiesta, è possibile far vivere ai propri invitati un’esperienza immersiva e coinvolgente. Per organizzare un luxury event è richiesta competenza e sicuramente esperienza; di conseguenza anche il team che accompagna l’event planner deve dimostrarsi pronto a ritmi di lavoro serrato e capacità di gestione di situazioni differenti in fase di organizzazione e svolgimento della festa.

Tra i compiti principali di un event planner e del suo team ci sono:

• selezione della location sulla base del tema e del numero di invitati all’evento;
• creazione della squadra di fornitori che si occuperanno di allestimento, food & beverage, intrattenimento;
• coordinamento delle attività di organizzazione e di gestione dell’evento in sé.

Prima di procedere con la pianificazione vera e propria, è consigliabile che l’event planner chiarisca con il cliente il concept dell’evento che desidera organizzare e soprattutto il budget da rispettare. Infatti, organizzare luxury event può essere molto dispendioso e per questo motivo è bene impostare il lavoro fin da subito in modo chiaro e accurato.

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