Come allestire la scrivania perfetta: consigli e idee utili

Stai riorganizzando gli ambienti dell’ufficio e ti trovi in quella fase – per fortuna tra le ultime – in cui la domanda a cui rispondere è come allestire al meglio la scrivania? Quelle che seguono sono un po’ di indicazioni utili su come scegliere il sistema scrivania, eventuali complementi, gli accessori giusti tenendo conto delle attività che tu e i tuoi collaboratori svolgete ogni giorno, dello spazio a disposizione e di alcune esigenze personali.

C’è molta differenza del resto tra la scrivania di un grafico che passa al PC diverse ore durante la giornata, la quasi totalità dell’orario di lavoro, e quella di un amministratore delegato che sta seduto alla scrivania solo quando deve incontrare collaboratori e clienti e, cioè, in occasioni di mera rappresentanza. Nel primo caso bisognerà allestire la scrivania avendo come priorità il comfort di chi la usa, nel secondo si potranno fare scelte più indirizzate all’estetica e alla capacità degli arredi da ufficio di richiamare anche visivamente un’idea di autorevolezza e prestigio. Se la scrivania è una scrivania operativa andrebbe tenuto conto, per altro, che le vigenti norme di sicurezza sul lavoro prevedono altezze delle sedute, distanze dai monitor standard ed è necessario rispettarle.

Allestire la scrivania: do e don’t per farlo alla perfezione

Un doppio monitor o una stampante sono solo due esempi, piuttosto semplici, dell’equipaggiamento tecnico di cui potresti dover dotare la tua scrivania o quella dei tuoi collaboratori a seconda delle mansioni svolte. Assicurati, in questo caso, che la scrivania sia abbastanza vicina a una presa elettrica da non richiedere l’uso di prolunghe e simili che sono soluzioni poco sicure contro il rischio cadute e incendi. Evita che troppi dispositivi siano attaccati alla stessa presa e dota, se necessario, la scrivania di scarpette e adattatori multipli (anche USB). Li trovi comunemente nei negozi e sui siti che vendono accessori vari per l’ufficio insieme a organizer e raccoglitori per cavi, utili per liberare le scrivanie del tuo ufficio dal caos di troppi fili in vista.

Nella maggior parte dei casi, infatti, disordine e troppi oggetti sulla scrivania finiscono per creare distrazione e ridurre la produttività a lavoro. Tra complementi d’arredo e accessori che non dovrebbero mancare nell’allestimento della scrivania ci sono, così, delle cassettiere dove conservare – eventualmente anche a chiave per ragioni di sicurezza – oggetti, utensili, documenti che non si utilizzano spesso e raccoglitori, schedari, scatole, organizer per quelli di uso più comune.

Un kit da scrivania con cancelleria come penne, matite, evidenziatori, post-it può essere utile per tutte le volte in cui tu o i tuoi collaboratori avete necessità di prendere appunti. Negli uffici più moderni lavagne e dashboard sono messe a disposizione di chi frequenta l’ufficio per condividere idee e spunti di riflessione.

Un calendario o un planner da scrivania possono essere utili per segnare e visualizzare impegni e scadenze. C’è chi sconsiglia, invece, di avere sempre alla vista mentre si lavora orologi e timer perché l’ossessione di fare in fretta o la paura di non rispettare i tempi può far crollare la produttività.

Se l’ambiente circostante non è illuminato come dovrebbe posiziona sulla scrivania una lampada da lavoro, meglio se con luce regolabile. Non dimenticare, infine, nell’allestire le scrivanie di lasciare spazio a eventuali effetti personali come cornici con foto di famiglia o una piccola pianta da ufficio che i tuoi dipendenti potrebbero gradire di avere con sé mentre lavorano.