Firma elettronica: sempre più facile da utilizzare

La firma elettronica, anche detta firma digitale, è un processo crittografico di tipo informatico, che permette di dare un valore legale a documenti e contratti, senza bisogno di firmali di persona. Per le aziende è una novità che permette di tagliare enormemente i tempi; qualsiasi documento oggi può essere firmato anche a distanza, mantenendo però tutte le garanzie date da una firma autentica. La firma elettronica oggi è disponibile non solo per le imprese, ma anche per i privati cittadini.

Come funziona la firma elettronica
Per capire cosa sia e come funzioni la firma elettronica è importante comprendere cosa si intenda per firma autografa.  Quando si ha l’obbligo di controfirmare un contratto, o un documento di qualsiasi genere, la presenza dei firmatari intorno a un tavolo garantisce legalmente la presa visione di ciò che stanno firmando. Solo così una firma ha un valore, visto che si ha la certezza che chi la apposta ha letto e accettato il documento. La firma elettronica, proprio come quella autografa, offre questo tipo di garanzia, in quanto sfrutta metodi crittografici che garantiscono la diretta connessione tra firma stessa e firmatario.

Perché sfruttare la firma digitale
Per un’azienda è molto comodo avere a disposizione le firme elettroniche di alcune delle sue figure chiave. Solitamente è la classe dirigenziale che sfrutta questo tipo di opportunità, in quanto permette di firmare la documentazione corrente di un’azienda, senza doversi fisicamente presentare in ufficio. La praticità si rivela stringente anche per i dipendenti che necessitano di una firma del superiore per una serie di attività quotidiane in impresa, ma anche per varie questioni contingenti, come ad esempio un acquisto importante per l’azienda o la concessione di periodi di ferie ai dipendenti.

Le caratteristiche di una firma digitale
Per poter avere valore legale la firma elettronica deve possedere alcune caratteristiche essenziali, che sono in pratica gli stessi della firma autografa. Tali caratteristiche sono: autenticità. Integrità, non ripudio. In pratica la società che gestisce il sistema di firma digitale deve garantire che: ogni firma sia correlata ad un soggetto specifico; che ogni documento sia stato firmato al momento della creazione, senza la possibilità per nessuno di modificarla o di cambiare date e affermazioni presenti nella documentazione; che i firmatari non disconoscano i documenti da essi firmato.

Come si ottiene la firma digitale
Per poter avere a disposizione una versione digitale della propria firma autografa è necessario contattare una società che si occupi di questo tipo di prodotto. Oggi esistono sistemi di gestione delle firme elettroniche che si rivolgono al mondo dell’impresa, o anche a quello dei privati cittadini. Ovviamente si tratta di prodotti diversi, visto che in azienda è probabile che le firme elettroniche siano utilizzate molto spesso, mentre per un privato cittadino potrebbe trattarsi di un’eventualità episodica. Per le aziende i servizi di firma elettronica comprendono la gestione di tutti i documenti che quotidianamente devono essere firmati, da più parti, in modo digitale. In pratica l’azienda carica sul sito della società di gestione di firme elettroniche i documenti da firmare; uno o più clienti appongono la propria firma elettronica; l’azienda riceve un documento di prova datato, legalmente riconosciuto da archiviare o sfruttare per gli usi consentiti dalla legge.