POS collegato alla cassa, procedura online: delega e nuove scadenze

Conto alla rovescia per il rilascio sul portale dell’Agenzia delle Entrate della servizio online con la procedura web per registrare il collegamento POS-cassa: gli esercenti che emettono scontrini commerciali devono comunicare l’abbinamento tra i propri terminali di pagamento e i RT. Per chi utilizza il registratore telematico è possibile affidare l’operazione a un intermediario abilitato. Per chi usa il servizio “Documento Commerciale on line“, invece, la registrazione è obbligatoriamente diretta. Ecco le regole, la procedura passo per passo e le scadenze da rispettare. (L’approfondimento sul tema è realizzato dallo Studio Arancio Cislaghi di Varese)

Collegamento POS-cassa: quando delegare un intermediario

Non tutti gli esercenti possono avvalersi di un professionista per registrare il collegamento POS-RT. La delega è consentita solo a chi utilizza il registratore telematico (RT) tradizionale e accede alla funzionalità web “gestione collegamenti” sul portale Fatture e Corrispettivi. Attraverso questa funzionalità, il commerciante abbina la matricola del registratore telematico al dato identificativo univoco di ciascun POS in uso. Chi si avvale di un server RT a cui sono collegati più punti cassa deve abbinare i POS di ciascun punto cassa alla matricola del solo server RT di riferimento.

Chi invece utilizza la procedura web “Documento Commerciale on line” non può avvalersi di intermediari: le FAQ pubblicate sul portale delle Entrate chiariscono che la registrazione del collegamento deve essere effettuata direttamente dall’esercente.

Attenzione: la mancata opzione di delega per chi usa “Documento Commerciale on line” non è una scelta procedurale ma un limite strutturale dell’applicativo. L’accesso è strettamente personale e non prevede la possibilità di operare per conto terzi. Chi utilizza questa procedura deve quindi disporre autonomamente delle credenziali SPID, CIE o CNS per accedere all’area riservata ed effettuare il collegamento.

Come conferire la delega al servizio Fatture e Corrispettivi

Affinché un intermediario possa operare per conto dell’esercente, deve risultare titolare di una delega specifica al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi” del portale “Fatture e Corrispettivi“. Il conferimento è stato semplificato tramite il sistema di delega unica agli intermediari fiscali.

La delega unica può essere conferita a un massimo di due intermediari e scade il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello di conferimento. Può essere rilasciata in due modalità:

• con firma autografa su documento cartaceo, usando il fac-simile allegato al provvedimento AdE del 2 ottobre 2024, seguita da comunicazione tramite l’area riservata del portale (sezione “deleghe – intermediari” → “Nuova delega“);
• con firma digitale, secondo le stesse istruzioni operative, indicando il codice fiscale dell’intermediario e selezionando il servizio “Accreditamento e censimento dispositivi“.

In alternativa, la comunicazione all’Agenzia delle Entrate può essere trasmessa direttamente dall’intermediario tramite file XML, secondo le specifiche tecniche allegate al provvedimento AdE del 7 agosto 2025.

Scadenze per la registrazione del collegamento POS-RT

Le scadenze variano in base alla situazione di partenza di ciascun esercente. Per i POS già in uso a gennaio 2026, la registrazione dei dati di collegamento va effettuata entro 45 giorni dalla pubblicazione della procedura web: se rilasciata il 5 marzo, la scadenza cade il 19 aprile 2026.

Per i POS attivati successivamente, la registrazione va effettuata tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione. Gli stessi termini si applicano in caso di variazioni rispetto ai dati della prima comunicazione:

• collegamento di un POS già in uso a un altro RT già in uso;
• attivazione di un nuovo RT collegato a uno o più POS già in uso;
• attivazione di un nuovo POS collegato a uno o più RT già in uso;
• dismissione di un POS o di un RT.

Esempi di registrazione successiva alla prima

Facciamo qualche esempio pratico per inquadrare nel tempo la finestra limite per l’adempimento:

• un POS attivato il 19 marzo 2026 richiede la registrazione dei dati di collegamento tra il 6 e il 31 maggio 2026 e i collegamenti registrati in quel periodo riporteranno “marzo 2026” come data di collegamento;
• se lo stesso esercente sposta quel POS in un altro negozio a settembre 2026, collegandolo a un diverso RT, dovrà registrare la variazione tra il 6 e il 30 novembre 2026.

Per prepararsi all’adempimento, gli esercenti possono consultare sul portale AdE la Guida operativa AdE in PDF, un vademecum per chi gestisce più punti vendita fisici e virtuali, il manuale con le regole tecniche e la sezione FAQ.