Software gestionale anche nelle piccole aziende: è la gestione 4.0

Quanto può giovare un software gestionale ad una piccola azienda?

Spesso molti imprenditori tendono a snobbare la dimensione informatica, specialmente se la loro dimensione commerciale si rivolge ad un pubblico contenuto.
La verità è che questo loro rifiuto deriva da una scarsa valutazione dei vantaggi. I software gestionali sono la soluzione perfetta per tutte quelle attività ambiziose che, a prescindere dalla propria dimensione, ambiscano a migliorarsi in ogni aspetto della loro struttura.

Software gestionali per ogni esigenza

La storia dei software gestionali affonda le proprie origini negli anni ’70. Da allora di strada ne è stata fatta, specialmente nell’ambito dell’informatica. Mentre prima l’integrazione di questi programmi nei processi aziendali era appannaggio dei pesci più grossi, oggi è possibile dotarsi di software ritagliati sulle proprie necessità, anche molto completi come i moduli sap.
Ne esistono, infatti, di diversi tipi:

• gestionali per la contabilità;
• gestionali per la logistica;
• gestionali per la produzione;
• gestionali per il budgeting;
• gestionali per la gestione e l’analisi finanziaria;
• gestionali per il marketing.

Si ricercano con insistenza strumenti informatici precisi e affidabili, che rendano più agevole e automatizzata la mole di dati e documenti che ogni azienda produce.
Si prenda la logistica: anche se di piccole dimensioni, come potrebbe un’attività non trarre beneficio da un programma che le consenta di monitorare in tempo reale tutti i movimenti degli articoli da e verso il proprio magazzino?
Lo stesso discorso si potrebbe fare per qualsiasi altro aspetto aziendale che richieda un’attenta e precisa gestione.

Le cose si fanno anche più complesse e delicate se si pensa ai reparti produttivi. Ciò che viene prodotto è frutto di una logica studiata a tavolino, dove vanno gestiti:

• la pianificazione del fabbisogno dei materiali;
• i lanci di produzione in base alle risorse a disposizione;
• la raccolta dei dati inerenti lo stato della produzione.

Potremmo andare avanti con moltissimi altri esempi, ma il concetto chiave non cambierebbe: i software gestionali sono lo strumento perfetto per la gestione di ogni realtà aziendale.
Ovviamente, maggiori sono le dimensioni di un’attività, maggiore sarà la complessità degli aspetti da tenere sotto controllo. È inutile, tuttavia, girarci attorno: la nostra è un’attualità interconnessa, dove alleggerire le tempistiche rappresenta la chiave vincente.

I software gestionali e i vantaggi per il marketing aziendale

Tra i programmi gestionali aziendali, i software CRM vengono spesso ignorati, anche se in realtà sono quelli dalle potenzialità più interessanti.
Il software CRM (Customer Relationship Management) consente la gestione delle relazioni con la clientela. Stando alla sua definizione di base, potrebbe essere accostato ad un qualcosa di accessorio, pensato per snellire le operazioni commerciali e poco altro.
In realtà, un software gestionale CRM può aprire la strada ad innumerevoli opportunità per accrescere l’efficacia aziendale, sia per quanto riguarda le vendite che il marketing.

Prima di addentrarci maggiormente nell’argomento è bene chiarire un aspetto molto importante: marketing non fa rima con “azioni di venditori”.
Con questa parola ci si riferisce ad una dimensione di promozione del proprio prodotto che, grazie all’avvento dell’era digitale, sta esplorando delle possibilità un tempo impensabili. La piccola azienda che ritenga di poter bypassare un aspetto così potenzialmente remunerativo, rischia di commettere un errore imperdonabile.

Per quanto limitata nelle dimensioni, ogni impresa s’interfaccia con diversi clienti nel corso della propria esistenza. Tramite un software gestionale CRM avrebbe a disposizione uno strumento utile a:

• identificare il tipo di cliente con cui si sta interagendo;
• elaborare categorie che permettano una segmentazione della clientela;
• gestire i reclami;
• realizzare delle campagne marketing customizzate e ritagliate sul target di clientela di riferimento;
• elaborare report utili a comprendere l’efficacia dei canali di comunicazione aziendali;
• automatizzare dinamiche “follow-up”, ossia promemoria di attività legate al cliente.

Analizzando questo elenco di pro, se ne potrebbero ricavare molti altri. Ciò che emerge è che il nuovo marketing è un micro-universo di parametri, che mira ad instaurare e stringere relazioni sempre più redditizie tra attività commerciali e clienti.
Tutte le azioni sono applicabili in doppia misura, visto che, da una parte, rafforzano la base d’utenza già fidelizzata, mentre dall’altra forniscono dati e riscontri utili per potenziali ampliamenti.

Altro aspetto veramente interessante, legato ai software gestionali CRM, è la versatilità. I dati immagazzinati forniscono molteplici e nevralgiche informazioni, utili in diversi momenti: dai servizi di ticketing di assistenza, servizi di newsletter che variano a seconda del tipo di cliente, arrivando fino a utili indicazioni in sede di stanziamento del budget per i vari investimenti.

Il software gestionale modifica e migliora il mondo del lavoro

Da quanto è possibile constatare, con l’introduzione di un software gestionale, ogni azienda tende a scoprire un nuovo livello di efficienza.
L’implementazione dell’informatica ha rivoluzionato, per molteplici motivi, la concezione classica del lavoro. Ciò che si nota a primo impatto, è l’ottimizzazione dei tempi e del costo del lavoro. Le informazioni digitali viaggiano rapidamente e possono essere condivise con grande semplicità.

Partendo da questo concetto di base, il passo immediatamente successivo è quello di una riorganizzazione del lavoro. Le risorse umane possono essere impiegate in ruoli più remunerativi, grazie anche ad una gamma di competenze più profonde e stratificate.

Il software gestionale snellisce, dunque, i costi aziendali, ma non solo. Ogni impresa produce documentazione. In passato erano necessari spazi fisici per conservare il cartaceo e archiviarlo. Oggi stiamo assistendo ad una dematerializzazione della carta. L’ingombro e la fisicità dei documenti possono costituire delle vere palle al piede.
Con un software gestionale l’azienda ha la possibilità di salvare molteplici copie di documenti sensibili, per una maggiore sicurezza.

I vantaggi non finiscono qui. Anche la consultazione e la condivisione dei file tra i dipendenti viene migliorata. Questi programmi per la gestione aziendale possono essere consultati in modo rapido, permettendo di risalire senza problemi ai documenti prodotti da altri colleghi.
Il lavoro, in questo modo, non richiede necessariamente la presenza di più dipendenti nello stesso ambiente. Una delle principali conseguenze è la sempre maggior diffusione di incarichi e impieghi da remoto. I dipendenti possono accedere ai server aziendali condivisi in qualsiasi momento e ovunque si trovino.

Tirando le somme, difficilmente al giorno d’oggi un’azienda è in grado di fare a meno di un software gestionale. Il moderno mondo del lavoro ha esigenze molto più articolate rispetto al passato.
La produttività gioca contro il tempo: rapidità ed efficienza sono parametri migliorabili solo attraverso i mezzi informatici. Bisogna, inoltre, tenere in considerazione che la clientela di oggi è abituata ad interagire molto più attivamente con le aziende, grazie alle tecnologie.
I software gestionali fanno la differenza in questo mondo interconnesso, che offre costantemente nuove possibilità, ottimizzando persino le operazioni più semplici.