Come ottenere la data certa online

Sono tantissimi i casi in cui, seppur da remoto, necessitiamo di apporre una data certa e opponibile ai terzi per alcune nostre operazioni i cui documenti rivestono per noi particolare rilevanza.

Nei prossimi paragrafi di questo articolo spiegheremo come apporre data certa su un documento e, nello specifico, i passaggi per effettuare la procedura online.

Il vecchio servizio effettuabile presso Poste Italiane

Si tratta di un servizio che in passato veniva offerto da Poste Italiane: fino al 2016, infatti, recandosi in un qualsiasi Ufficio Postale del nostro territorio, era possibile annullare un francobollo con un timbro postale, apposto sul primo foglio di un documento di corpo unico o rilegato. L’obiettivo era chiaramente quello di evitare che potessero esser aggiunte o eliminate in seguito delle pagine rispetto al documento originale. Da circa quattro anni non è più possibile effettuare questa procedura. Oggi, per dare valore legale ad un documento informatico ed esser certi che quest’ultimo non venga in seguito modificato o contraffatto è disponibile una procedura online che permette di ottenere il medesimo risultato con pochi elementari passaggi disponendo semplicemente di un computer, o in alternativa di un dispositivo mobile, e di una connessione ad internet.

Quali possono essere i documenti interessati

Sono molti i documenti per i quali si può avere interesse ad apporre una data certa. Fra questi, a titolo di elenco non esaustivo, citiamo le fatture, i registri Iva sia riguardanti le vendite che gli acquisti, tutti gli inventari, il libro giornale e il libro unico del lavoro, i contratti, gli ordini, le dichiarazioni, i testamenti, i documenti di valutazione dei rischi, le scritture private, i prestiti tra familiari, i contratti di trasporto o quelli relativi al noleggio di automobili. I motivi per cui è utile richiedere la datazione ufficiale di un documento sono legati alla possibilità di tutelarsi, in via preventiva, contro ogni forma di contestazione o di eventuale futura e infondata pretesa che un terzo possa avanzare nei confronti di un diritto che in realtà appartiene a noi e che la datazione certa ci permette di dimostrare anche in sede di giudizio.

I passaggi che noi dobbiamo fare sono in questo caso estremamente semplici e rapidi: dobbiamo caricare online il pdf dei documenti che intendiamo tutelare. Nel caso non disponessimo di un file pdf, dobbiamo convertire il file da altro formato con appositi programmi disponibili in rete. Se invece disponessimo esclusivamente del documento cartaceo, è necessario effettuare prima la scansione del documento stesso per poi salvare il file in PDF sulla memoria di uno dei nostri device.

Come si appone la data certa online

La Marcatura Temporale Elettronica Qualificata è una procedura decisamente molto facile e veloce che si può effettuare in pochi secondi direttamente da casa propria con un computer, uno smartphone o un tablet. Una volta caricato il documento pdf a cui si intende apporre la validazione temporale, a quest’ultimo viene aggiunto un sigillo elettronico rappresentato da un QR Code su un foglio aggiuntivo inserito come copertina del PDF e creato appositamente dal software che gestisce la procedura per confermare che il documento non sia stato alterato, manomesso o falsificato in alcun modo. Lo stesso software, poi apporrà una Marca Temporale Qualificata per testimoniare l’esistenza del documento a partire da una data ed un’ora certe, tutelando i soggetti da eventuali futuri rischi di retrodatazione.

Viene inoltre garantita la non deteriorabilità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità per 10 anni del documento elettronico che acquisisce quindi valore probatorio valido in giudizio e opponibile a terzi.

I vantaggi di effettuare la datazione online

I vantaggi di effettuare questa operazione attraverso siti specializzate in grado di conferire certezza alla data di un determinato documento sono evidenti: senza dover uscire di casa, ma con pochi semplici passaggi effettuati seduti alla nostra scrivania, possiamo ottenere una ufficialità temporale valida anche in caso di contestazione giudiziale, consultabile online in ogni istante semplicemente accedendo al sito presso il quale abbiamo effettuato la procedura.