L’impatto della digitalizzazione sulla produzione della carta

Tra le numerose conseguenze della digitalizzazione, non si può non menzionare l’effetto che scaturisce da questo fenomeno in relazione alla produzione della carta. La cosiddetta dematerializzazione, in modo particolare per ciò che concerne la carta che viene prodotta dagli uffici, permette di ridurre di oltre il 40% il volume dei documenti cartacei. Ciò vuol dire beneficiare di un evidente calo dei costi di stampa: si spende meno per la carta e per gli inchiostri. Inoltre, è possibile automatizzare i flussi documentali, e ciò comporta anche un consistente risparmio di tempo, pari più o meno a 3 ore alla settimana, in relazione ai processi che hanno a che fare con la gestione dei documenti.

Addio alla carta: ecco che cosa cambia

Dire addio alla carta grazie al ricorso al digitale presuppone, poi, la distruzione documenti cartacei: a tal proposito, è indispensabile affidarsi a un’azienda specializzata in questo settore, che possa offrire un servizio puntuale e completo eseguito nel rispetto delle norme in vigore in materia. È il caso di GVM, punto di riferimento prezioso per tutte le aziende che hanno la necessità di smaltire o mandare al macero importanti quantitativi di carta. Peraltro, con meno carta diventa più semplice rispettare le policy in materia di sicurezza e protezione dei dati e, come si può facilmente intuire, si riducono i costi di archiviazione. È stato stimato, in particolare, che nel passaggio dalla carta al digitale gli errori manuali si dimezzano e la produttività cresce di più del 40%, mentre il recupero delle informazioni risulta più veloce di oltre il 10% e le spese di archiviazione scendono di più del 40%.

Un aiuto dalla tecnologia

Come si può notare, dunque, la tecnologia mette a disposizione una preziosa occasione non solo per risparmiare, ma anche per rendere il lavoro più efficiente e, al tempo stesso, contribuire alla tutela e alla salvaguardia dell’ambiente. La diffusione del digitale consente di porre un freno al consumo indiscriminato, e quindi allo spreco, di carta. Non solo i contratti e i documenti, ma anche i volantini, le brochure, le schede tecniche, i cataloghi: quasi tutto ciò che è cartaceo può essere convertito in file digitali, più semplici da scambiare, da condividere e da tenere monitorati. Se tutte le imprese – di piccole o grandi dimensioni – decidessero di adottare i cataloghi digitali, solo nel nostro Paese si potrebbe salvare un milione di alberi ogni anno.

No alle stampe inutili

In base ai dati di Nielsen ogni anno in tutta Italia vengono stampati circa 13 miliardi di volantini pubblicitari, per i quali c’è bisogno – appunto – di più di 1 milione di alberi. Inoltre, non va dimenticato che la diffusione di documenti in formato cartaceo ha un impatto ambientale anche per altri aspetti, in quanto richiede la stampa e il trasporto: si tratta di processi di produzione e di distribuzione che hanno un notevole impatto ambientale, il quale può essere evitato proprio grazie alla scelta del formato digitale. Al di là dello spreco di carta, le aziende che non vogliono rinunciare ai documenti cartacei si trovano a spendere molto di più. Tra le spese che devono essere tenute in considerazione ci sono quelle relative alla stampa, alla distribuzione e alle eventuali modifiche.

Come rendere digitali i processi

Il processo di trasformazione digitale – o digital transformation – del lavoro dipende anche dalla capacità di rendere i documenti cartacei digitali. Attenzione, però, perché a dover diventare digitali non sono solo i documenti in sé; infatti, quello di cui c’è bisogno per poter raggiungere questo tipo di obiettivo è una vera e propria dematerializzazione dei processi e delle attività che riguardano i documenti. La gestione degli ordini e la loro evasione, la fatturazione e molte altre fasi possono rientrare in un progetto di digitalizzazione che implica la produzione, la diffusione e l’uso di una quantità di carta nettamente inferiore: è possibile lavorare in tempi più rapidi e in modo più semplice.

La pubblica amministrazione

Un discorso simile vale non solo per i liberi professionisti e per le aziende, ma anche – per esempio – per la pubblica amministrazione, che da diverso tempo ha fatto proprio il paradigma GED, cioè quello della Gestione Elettronica dei Documenti. Spesso i cittadini e le imprese vengono obbligati a produrre e inoltrare documenti elettronici per procedure e atti, e la recente introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria per tutti va proprio in questo senso. Nel momento in cui le informazioni si spostano dalla carta al formato digitale, poi, è possibile trattare quantità di dati nettamente superiori, senza che vi siano problemi di spazio o possano insorgere disagi di carattere logistico. I documenti sempre più spesso vengono prodotti direttamente in digitale, e così si spiega il ricorso alla firma digitale, per la sottoscrizione di contratti o di servizi, così come per l’acquisto di questo o quel prodotto.