Archivi documentali cartacei: quali rischi bisogna prevenire?

Al giorno d’oggi la conservazione di documenti cartacei è ancora un’esigenza molto sentita per organizzazioni e aziende. Nel frattempo che la transizione digitale sia effettivamente compiuta sono tantissime le realtà che necessitano di soluzioni per una corretta conservazione anche rispetto a ciò che prevede la legge. Come tutti sappiamo, i documenti cartacei sono passibili di alcuni rischi che le organizzazioni devono prevedere e arginare e che sarà l’argomento di questo approfondimento.

I rischi per i documenti cartacei

Per prima cosa abbiamo appena menzionato l’esigenza di affidarsi a soluzioni documentali per la conservazione di archivi cartacei, essenziali per garantire protezione a lungo termine di ciò che, per sua natura, è fisiologicamente soggetto a deperimento. Le cause di questo fenomeno sono molteplici e possono diventare un grosso ostacolo alla conservazione, motivo per cui molte aziende si affidano a realtà professionali esterne specializzate in questo genere di soluzioni.

Come anticipato poc’anzi, i documenti cartacei sono esposti a continui rischi. Per esempio negli ambienti in cui l’aria è molto secca questi possono spaccarsi e polverizzarsi nel tempo.

La mancanza del corretto tasso di umidità scaturisce soprattutto per via dell’uso di condizionatori e di impianti di riscaldamento per i quali l’aria si secca e diventa potenzialmente dannosa per qualsiasi documento cartaceo. Di conseguenza fatture o intere cartelline di documento iniziano a frammentarsi e a polverizzarsi nel tempo, magari senza che ce ne rendiamo conto.

Eccessi di umidità e soluzioni

Anche un eccesso di umidità può causare danneggiamenti perché, come sappiamo, l’acqua scioglie e snatura anche il più duro degli elementi come la roccia. Una presenza costante di tassi di umidità superiori alla media, soprattutto in zone geografiche piovose e umide, può causare scolorimenti e deterioramenti dei documenti che diventano, così, illeggibili.

In entrambi i casi alcune aziende sono state costrette ad investire ingenti risorse economiche per acquistare deumidificatori ed umidificatori ambientali professionali, macchinari molto costosi che preservano i documenti dai problemi derivanti dall’umidità o dalla secchezza.

Questi sono impiegati per lo più presso archivi storici e biblioteche antiche, ambienti dove la conservazione di pregiati elementi storici come manufatti preziosi e libri antichi risulta un’attività di cruciale importanza culturale. Tuttavia per aziende e organizzazioni commerciali questa soluzione può essere eccessivamente impegnativa o ingombrante e, proprio per questo, i decision maker valutano altre opzioni.

Digitalizzazione e affidamento ad aziende terze

In parte abbiamo già anticipato quali potrebbero essere le soluzioni praticabili dal momento che non c’è molta altra scelta. Da una parte l’azienda dovrebbe iniziare a valutare un processo di digitalizzazione, essenziale per risparmiare risorse economiche e di spazio garantendo una durata infinita alla documentazione.

La seconda riguarda l’affidamento ad aziende specializzate in soluzioni per la conservazione di archivi cartacei, partner a cui affidare i propri documenti che verranno organizzati con ogni premura per tutta la durata stabilita dalla legge in materia.

Queste due soluzioni permettono un notevole risparmio economico e ambientale e consentono alle aziende di liberarsi di tutti i faldoni impolverati ed ingombranti dove sono sempre stati tradizionalmente conservati tutti i generi di documenti.