Come organizzare un evento in grande stile

Sono molte le occasioni in cui può essere necessario organizzare un evento, che sia esso aziendale, privato o pubblico: promuovere un prodotto, far conoscere il brand, festeggiare una ricorrenza, fare una raccolta fondi, organizzare una conferenza e via dicendo.

Qualunque sia il motivo per il quale si desidera organizzare a un evento in grande stile, affinché abbia successo è fondamentale prestare attenzione a ogni minimo dettaglio. Organizzare un evento è un’attività complessa e articolata, che non può essere improvvisata dai non addetti ai lavori. Sono molti gli aspetti da tenere presente e le fasi organizzative devono essere seguite con scrupolo, al fine di non compromettere l’esito finale dell’evento e di avere problemi durante lo svolgimento.

Organizzare un evento: tutte le fasi

Come abbiamo detto, organizzare un evento è un’attività complessa; per questo è fondamentale rivolgersi a dei professionisti del settore che possano supportarci durante tutte le fasi organizzative, dal progetto all’allestimento della location, fino alla scelta del catering e alle attività di intrattenimento.

La prima cosa fa fare è dunque questa: scegliere un’agenzia di organizzazione eventi affidabile e competente, e contattarla. Fatto questo, potremo incontrare i responsabili e spiegare loro quale tipo di evento desideriamo organizzare e quali obiettivi vogliamo raggiungere. Da quel momento, se si troverà un accordo, potremo affidare all’agenzia l’organizzazione del nostro evento.

Il progetto

Per prima cosa l’agenzia di eventi si occuperà di realizzare un progetto che rispecchi le esigenze del committente. Questo documento non è definitivo, ma può essere modificato fino a quando non risulterà soddisfacente sotto tutti i punti di vista. Tra le altre cose, il progetto dovrà prendere in considerazione gli obiettivi da raggiungere e il budget a disposizione.

La scelta della location

Il secondo passaggio da compiere consiste nella scelta della location. Questa dovrà soddisfare una serie di requisiti fondamentali per la perfetta riuscita dell’evento:

• capienza: dovrà essere sufficientemente grande da accogliere tutti i partecipanti e gli invitati
• stile: ogni evento ha un proprio stile, il quale deve essere rispecchiato dalla location scelta
• luogo: una grande importanza è rivestita anche dalla località in cui è posizionata la location, la quale dovrà essere facilmente raggiungibile dagli invitati e da chi vorrà partecipare all’evento
• costo: questo aspetto è direttamente influenzato dal budget che si ha a disposizione.

Una volta scelta la location, l’agenzia provvederà a verificarne la disponibilità per il periodo durante il quale dovrebbe avere luogo l’evento e a svolgere le pratiche per l’affitto dei locali; in alcuni casi potrebbe essere necessario sbrigare anche alcune pratiche burocratiche.

L’allestimento

L’allestimento riveste una grande importanza in quanto permetterà di creare la giusta atmosfera, rendendo l’evento più coinvolgente ed emozionante. Questa fase potrà prevedere il noleggio e la sistemazione di tavoli, banconi, sedie, luci, tessuti, ma anche, in alcuni casi, di stand espositivi.

Il servizio di catering e l’intrattenimento

Il catering e l’intrattenimento sono servizi facoltativi in quanto non tutti gli eventi ne hanno bisogno. Nel caso in cui venissero richiesti, l’agenzia provvederà a organizzare il catering in base alle esigenze e alle richieste del committente, nonché a programmare attività di intrattenimento che possano risultare interessanti per il target dei partecipanti.