L’utilità dei software OCR

Le aziende che intraprendono l’acquisto e l’integrazione di un sistema di gestione e archiviazione documentale con funzioni OCR sono ormai sempre più numerose; sebbene le tecnologie di riconoscimento ottico dei caratteri a stampa siano ormai sul mercato da decenni, sono stati gli avanzamenti tecnologici degli anni più recenti ad abbassarne i costi e insieme aumentarne le prestazioni a livelli tali da permettere questo rapido incremento del mercato. Ma i sistemi OCR fanno al caso della vostra azienda? Probabilmente sì, e per aiutarvi a capirlo ci siamo fatti spiegare i vantaggi che un sistema  i questo tipo può dare da un team di autentici esperti: lo staff tecnico di Datasis, una società specializzata nella programmazione di sistemi di gestione documentale. Sono quattro i punti più importanti che ci hanno presentato:

La facilità d’integrazione con i formati digitali

Ogni azienda ha i propri processi di lavoro, e non alterarli in misura eccessiva è spesso fondamentale per la buona riuscita di qualsiasi cambiamento strutturale. Questo non cambia nel campo della gestione documentale: ciascuna società farà utilizzi diversi dei dati acquisiti dall’OCR, e avrà bisogno di poterne disporre nei formati digitali più consoni a tali impieghi. Per questa ragione, i sistemi OCR moderni sono programmati per poter convertire i dati acquisiti in un grandissimo numero di formati: oltre al testo semplice che era un tempo l’unica opzione, oggi un’azienda può trovarsi prodotti automaticamente dalla digitalizzazione file Word, Excel, RTF, Html e perfino PDF.

Il supporto delle lingue straniere

Il mercato mondiale si è rapidamente aperto ad aziende di ogni dimensione con la globalizzazione, e anche società di dimensioni contenute hanno spesso fornitori e clienti dall’altra parte del mondo. I sistemi OCR hanno ovviamente saputo adattarsi a questa nuova situazione di mercato, e oggi i software di buon livello per la gestione documentale e l’acquisizione OCR offrono la possibilità di operare su molte altre lingue oltre all’italiano, come l’Inglese, il Francese, il Tedesco, oppure il Cinese.

La rapidità

Un buon software OCR permette di ridurre a letteralmente pochi secondi il tempo di acquisizione completa di un documento di qualsiasi tipo tramite scansione. Per l’azienda che lo utilizza, questo si trasforma in due vantaggi, entrambi considerevoli. Da un lato la formazione dell’archivio digitale dell’azienda è continua e immediata, il che non soltanto evita rischi di smarrimenti o confusioni, ma soprattutto garantisce un livello di sicurezza assolutamente eccezionale; dall’altro, è l’immissione dei dati di ogni tipo ad essere enormemente accelerata, con gli ovvi vantaggi a livello di performance e risultati di produttività.

La riduzione dei costi

Un software OCR è in grado, letteralmente, di svolgere il lavoro di diversi impiegati che si dedichino a tempo pieno al data entry nel sistema informatico aziendale. La riduzione dei costi relativi a tale personale è massiccia rispetto al costo contenuto dei sistemi di gestione documentale OCR; oltre a questo, sono disponibili sul mercato perfino soluzioni con costi legati all’uso effettivo dello strumento, che permettono un attentissimo controllo di budget mantenendo eccellenti prestazioni.