PEC: un software tutto italiano la rende facile da usare per le aziende di ogni dimensione

In pochi sono stati entusiasti dell’introduzione della PEC, che ha creato complicazioni e difficoltà a molte aziende. Oggi, tuttavia, PECOrganizer – un software dedicato di progettazione interamente italiana – la rende finalmente uno strumento pratico, potente e facile da usare.

La Posta Elettronica Certificata è comparsa sulla scena nel 2013, quando per legge è stato stabilito che fosse il solo strumento riconosciuto per la comunicazione fra le Imprese e gli Enti della Pubblica Amministrazione. Purtroppo però la particolare natura dello strumento, e alcune sue caratteristiche fondamentali, l’hanno reso da subito poco apprezzato riducendone l’utilizzo al minimo e spesso generando problemi anche gravi per le imprese.

La PEC nasce infatti, di per sé, con uno scopo assolutamente apprezzabile: quello di portare un elemento di certificazione assoluta e sicura del contenuto, oltre che dell’avvenuto recapito, di un messaggio di posta elettronica (configurandosi quindi come uno strumento ancora più sicuro della Raccomandata, che certifica la consegna ma non il contenuto di una lettera). Questo obiettivo è stato però ottenuto, per evitare possibili scappatoie, legando indissolubilmente il concetto di ricezione del messaggio con quello della sua effettiva lettura. Poiché però molte Aziende, per la natura stessa della PEC, dispongono di diverse caselle di Posta Certificata della cui esistenza sono a malapena a conoscenza (o di cui si sono scordate), i casi di messaggi recapitati (e quindi certificati) ma mai aperti e letti – con tutte le possibili complicazioni e conseguenze amministrative e anche legali – sono stati numerosissimi fin dall’inizio.

Euroged, nel 2014, ha deciso di entrare proprio in questo ambito con un’applicazione che sciogliesse questi nodi e permettesse un uso intelligente e semplice della Posta Certificata: PECOrganizer. Ad oggi, sul mercato italiano, PECOrganizer rimane la sola suite software completamente dedicata e specializzata alla gestione interna delle PEC, sia sotto il profilo della condivisione, che sotto quello dell’archiviazione e del tracciamento.

Come ottiene questo obiettivo PECOrganizer? L’idea di fondo è quella di interporsi fra il server di Posta Certificata e l’utente che, in ufficio, deve leggere o inviare messaggi di PEC. Lo scopo che così si raggiunge è quello di garantire tre fondamentali elementi: la semplicità di utilizzo, il monitoraggio di gestione, e la sicurezza interna per tutti i messaggi di Posta Elettronica Certificata.

La semplificazione inizia dal primo momento: PECOrganizer infatti permette di usare un’unica password per avere accesso a tutte le caselle di PEC dell’Azienda. Questo si traduce nell’immediata sicurezza di non perdere di vista alcun messaggio per distrazione o dimenticanza, e quindi nella possibilità di non mancare alcuna scadenza o commettere inadempienze. Ma PECOrganizer si occupa anche di assicurarsi che le caselle di Posta Certificata non risultino mai sature (il che impedirebbe le ricezione di nuove comunicazioni) scaricandone i messaggi nel proprio database interno. Oltre a questo, la suite software permette una supervisione di alta precisione, che rende chiaro immediatamente chi abbia di fatto aperto, fra tutti gli utenti autorizzati, un messaggio di PEC.  Vengono così eliminati tutti i possibili punti critici, e i rischi di errori e dimenticanze:

• l’impiegato può accedere facilmente alle PEC dalla propria solita applicazione per la posta elettronica, verificare i messaggi Certificati presenti, e sapere se un collega se ne stia già occupando;
• il supervisore può assicurarsi in qualsiasi momento che nessun messaggio PEC stia rimanendo inevaso, così da evitare di mancare scadenze importanti;
• l’IT Manager, infine, dispone di uno strumento di controllo che permette di concedere e revocare accessi, e di garantire la sicurezza dei dati, con pochi click e senza modificare complesse configurazioni.

Sono già più di 300 le Aziende Itailane che hanno installato l’applicativo sviluppato da Euroged per risolvere le proprie difficoltà con la gestione delle PEC; molte, anzi, hanno iniziato addirittura ad utilizzare la Posta Certificata attivamente, come mezzo preferenziale per l’invio dei propri messaggi, dato che il software elimina le difficoltà collegate ma lascia intatte tutte le garanzie di sicurezza e ricezione che ne sono il punto di forza primario. Un successo che Euroged conta di far continuare e crescere nell’anno a venire.