Come gestire l’anagrafica dei clienti in modo efficace, con un software dedicato

Un cliente chiama per un chiarimento su una fattura. Il commerciale cerca tra i suoi appunti, l’amministrazione controlla su un file Excel, il responsabile vendite verifica sulle sue note personali. Il risultato? Tre versioni diverse dello stesso indirizzo, un numero di telefono aggiornato solo in una scheda, l’ultima e-mail di contatto salvata chissà dove.

Può sembrare un’eventualità remota, ma è tristemente vero il contrario: diverse realtà italiane utilizzano infatti soluzioni inadeguate per la gestione delle anagrafiche, a fronte di perdite di tempo – ma anche di denaro – considerevoli, che causano insoddisfazione negli utenti.

Il problema non è la mancanza di dati, anzi: il problema è averne troppi, disposti in più punti, spesso non aggiornati, duplicati. Eppure, in un approccio orientato sempre di più al cliente, e dunque customer-centric, la conoscenza delle sue abitudini e caratteristiche come età e domicilio è fondamentale tanto per le operazioni di marketing quanto per quelle logistiche.

Ecco allora che la gestione di tali informazioni dovrebbe passare da un metodo e da una soluzione tecnologica adeguata, che non è certamente di stampo manuale né tanto meno attraverso software generici come Excel: i rischi sono quelli descritti poc’anzi.

Lo strumento più valido, nell’epoca della digital transformation? Si tratta di un programma per anagrafica clienti di matrice manageriale: parliamo infatti di un CRM in cloud con funzionalità specifiche per ottimizzare le varie procedure, semplificando gli aspetti organizzativi e implementando l’efficienza aziendale. Approfondiamo l’argomento.

Quando i dati diventano un ostacolo invece che una risorsa

Un’anagrafica frammentata rallenta tutto: vale per le trattative in corso, per lo sviluppo di campagne promozionali, per la consegna dei prodotti, ecc. Tutto questo sottraendo tempo prezioso alle attività che generano valore, con il rischio – niente affatto remoto – di fare brutta figura con il cliente, che percepisce la disorganizzazione aziendale.

La soluzione? Cambiare approccio: centralizzare tutto in un unico sistema accessibile a chi ne ha bisogno, quando ne ha bisogno.

I vantaggi di un programma di gestione delle anagrafiche di CRM

Un programma per anagrafica clienti in cloud permette di costruire un database illimitato di contatti e organizzazioni, consultabile con una ricerca veloce e intuitiva.

Ogni scheda cliente contiene l’intera storia della relazione commerciale: cronologia dei contatti, documenti associati, listini personalizzati, condizioni di pagamento, e-mail scambiate. Tutto in un’unica interfaccia aggiornata in tempo reale, accessibile da qualsiasi dispositivo, sia desktop che mobile.

La funzione di unione automatica dei dati duplicati mantiene pulito il database, eliminando le voci doppie che creano confusione. I campi personalizzabili permettono di evidenziare le informazioni cruciali per il proprio settore, mentre il sistema di backup protegge i dati da errori o cancellazioni accidentali. Il LOG di sistema traccia tutte le modifiche, così è sempre chiaro chi ha aggiornato cosa e quando, dando modo di ripristinare una versione precedente.

Quali sono i vantaggi? Avere un’anagrafica organizzata per le aziende significa predisporre una base solida per varie attività, migliorando in modo significativo la propria operatività, che risulta così decisamente più efficiente. Inoltre, contribuisce a rendere il luogo di lavoro più sereno, essendoci meno incomprensioni e problemi da risolvere. I benefici sono perciò a 360°: per manager, collaboratori e utenti.